Com este trabalho pretendeu-se desenvolver dois pólos essenciais da arquivística: a teoria e a sua aplicação prática. Considerando até que se trata de um trabalho que abrange uma série de diversificadas disciplinas que nos incutiram competências nos mais diversos âmbitos da prática arquivística, foi nosso intuito colocar em prática essas mesmas competências adquiridas, tentando combinar o saber e o saber-fazer.
Inicialmente começamos por elaborar um estudo da estrutura que dá forma à produção da massa documental produzida/ acumulada pela Associação de Estudantes da ESEIG que se encontra depositada na sala B2.04 da escola supracitada. Nesse sentido tentou-se compreender a formação da Instituição em causa, do seu funcionamento, da sua estrutura, de outras estruturas com que se relaciona. Paralelamente foi analisada a documentação, através do recenseamento preliminar, criando, intelectualmente a organização de séries documentais, fazendo-as corresponder aos devidos sectores orgânicos produtores, de acordo com as funções que cada um deles detém, bem como respeitando a organicidade que a documentação comportava.
Algumas das séries apresentam intervalos cronológicos e não foi possível perceber o motivo que o terá proporcionado. Esta questão pode acontecer por vários razões, as quais que não foi possível aferir (a não produção documental, perda ou destruição dos documentos, estar à guarda fora da instituição…). Com o levantamento das séries/ documentos, o conhecimento da organicidade e funcionalidade da Instituição foi possível desenvolver uma proposta de plano de classificação.
A classificação da documentação – componente intelectual da organização da informação – seguiu um esquema de secções, subsecções, séries e sub-séries, que obedeceram a critérios homogéneos em relação ao fundo arquivístico em estudo. A formação das secções (e sub-secções) teve em conta a estrutura orgânica da instituição, enquanto que as séries (e sub-séries) têm em consideração as características da própria documentação.
Com este trabalho, desenvolvido no âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo, podemos afirmar que vêm sendo a ser desenvolvidas diversas operações intelectuais que possibilitam a acessibilidade e disponibilidade da informação contemplada pela Instituição em causa, preparando os respectivos instrumentos necessários.
Para além disso, tentamos tornar possível o acesso à informação relativa à AEESEIG, garantindo a sua integridade, favorecendo a sua recuperação e a sua disponibilização, assim foi possível atingir os objectivos a que nos propusemos.
Inicialmente começamos por elaborar um estudo da estrutura que dá forma à produção da massa documental produzida/ acumulada pela Associação de Estudantes da ESEIG que se encontra depositada na sala B2.04 da escola supracitada. Nesse sentido tentou-se compreender a formação da Instituição em causa, do seu funcionamento, da sua estrutura, de outras estruturas com que se relaciona. Paralelamente foi analisada a documentação, através do recenseamento preliminar, criando, intelectualmente a organização de séries documentais, fazendo-as corresponder aos devidos sectores orgânicos produtores, de acordo com as funções que cada um deles detém, bem como respeitando a organicidade que a documentação comportava.
Algumas das séries apresentam intervalos cronológicos e não foi possível perceber o motivo que o terá proporcionado. Esta questão pode acontecer por vários razões, as quais que não foi possível aferir (a não produção documental, perda ou destruição dos documentos, estar à guarda fora da instituição…). Com o levantamento das séries/ documentos, o conhecimento da organicidade e funcionalidade da Instituição foi possível desenvolver uma proposta de plano de classificação.
A classificação da documentação – componente intelectual da organização da informação – seguiu um esquema de secções, subsecções, séries e sub-séries, que obedeceram a critérios homogéneos em relação ao fundo arquivístico em estudo. A formação das secções (e sub-secções) teve em conta a estrutura orgânica da instituição, enquanto que as séries (e sub-séries) têm em consideração as características da própria documentação.
Com este trabalho, desenvolvido no âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo, podemos afirmar que vêm sendo a ser desenvolvidas diversas operações intelectuais que possibilitam a acessibilidade e disponibilidade da informação contemplada pela Instituição em causa, preparando os respectivos instrumentos necessários.
Para além disso, tentamos tornar possível o acesso à informação relativa à AEESEIG, garantindo a sua integridade, favorecendo a sua recuperação e a sua disponibilização, assim foi possível atingir os objectivos a que nos propusemos.